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Office 365

[Exchange] 사내 스케쥴 관리 방법

by (주)엠플 2021. 12. 30.

■ 문서 개요
Microsoft 365 Exchange Online의 세부 기능을 사용하여 사내 인원들의 스케쥴을 확인하고
특정 인원에게 관리 권한을 부여하는 방법에 대해 기술


■ 스케쥴 플랫폼 구성 시나리오
0. 신규 사이트 구축 및 기타 3rd party 제품을 사용하지 아니하고
    Microsoft 365 Exchange Online의 세부 기능만으로 구현한다.
1. orz 전 직원은 outlook application의 일정 탭에서 회의실을 추가할 수 있다.
2. 스케쥴 플랫폼의 ID는 HR@orz.kro.kr이다.
3. 스케쥴 플랫폼의 기능을 사용하여 orz 전직원들의 스케쥴 누구나 볼 수 있게 하고 싶다.
4. 개인의 사용 및 활용법
   - orz 전 직원은 outlook application의 일정 탭에서 스케쥴 플랫폼(HR@orz.kro.kr)을 추가 한다.
   - 개인 일정을 작성할 떄 “위치”를 HR로 검색하여 선택한다.
   - 일정 시간이 지나면 자동으로 HR에 일정이 수락 및 등록된다.
   - 자신 및 outlook application의 일정 탭에서 스케쥴 플랫폼(HR@orz.kro.kr)을 추가 한 모두에게
       상세 내용이 포함되어 볼 수 있다.
   - 작성자는 스케쥴 플랫폼(HR@orz.kro.kr)에서 일정 및 내용 변경이 가능하며,
       스케쥴 플랫폼의 관리자가 등록 취소 및 기타 권한을 관리할 수 있다.

■ 스케쥴 플랫폼 설정
1.  전역 관리자 권한으로 Microsoft 365 관리 센터에 접속하여,
      리소스 → 회의실 및 장비 → 리소스 추가 → 관련 정보 입력 → 확인으로 진행합니다.

 

■ 스케쥴 플랫폼 권한 부여
1. 관리자 권한으로 powershell을 실행합니다.

2. Exchange Online에 관리자 권한으로 로그인을 진행합니다.
- 관련 명령어
    Install-Module ExchangeOnlineManagement (ExchangeOnlineManagement 모듈이 없는 경우 설치 진행)
    Set-ExecutionPolicy RemoteSigned (powershell에서 ExchangeOnlineManagement을 사용할 수 있는 권한 부여)
    Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName kjh@orz.kro.kr (전역 관리자 계정으로 로그인)

3. 아래의 명령어를 입력하여 스케쥴 플랫폼에 입력된 내용을 자세하게 확인할 수 있습니다.
- 관련 명령어
    Set-MailboxFolderPermission -Identity hr@orz.kro.kr:\Calendar -User default -AccessRights Reviewer
- 명령어 설명
   hr@orz.kro.kr: 스케쥴 플랫폼 주소입니다.
   AccessRights Reviewer : 누구나 볼 수 있는 권한을 부여합니다.

4. 스케쥴 플랫폼 사용자들은 아래와 같이, Outlook Application의 일정에서 위치를 추가하여 같은 직원들의 일정을 볼 수 있고, 자신의 일정을 등록하여 사용할 수도 있습니다.


5. 만약 아래의 사진과 같이 일정 업데이트가 정상적으로 진행되지 아니하는 경우, Outlook을 종료합니다.
6. 키보드의 Windows + R키를 눌러 실행창을 열고 outlook.exe /resetfoldernames을 실행하여 Outlook을 실행합니다.

 


7. Outlook이 실행되면 “일정”에서 “대회의실”을 선택하면, 기존의 일정을 포함한 모든 내용이 다시 정상적으로 표기됩니다.
8. 사용자들은 HR에 자신의 일정을 입력할 수 있습니다.

9. 입력된 값은 스케쥴 플랫폼에 자동 등록되며, 다른 사용자들도 내용을 확인할 수 있습니다.

 

■ 스케쥴 플랫폼 관리
1. 스케쥴 플랫폼 사서함의 공유 사서함 권한 특정 사용자에게 부여합니다.
 - 관련 명령어 : Add-MailboxPermission -Identity "HR" -User d@orz.kro.kr -AccessRights FullAccess -InheritanceType All
- 명령어 설명
   스케쥴 플랫폼이 가지고 있는 메일에 접근하여, 조작 할 수 있게 조치
   d@orz.kro.kr : 관리자의 이메일 주소입니다.

2. d@orz.kro.kr 사용자는 outlook application을 열었을 때 일정 항목에서 사용자들이 올린 일정을 “거절”하거나 “다른

시간 제안”등의 업무를 진행할 수 있습니다.

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