[M365] Outlook에서 메일 발송 시 승인이 필요하다면?
안녕하세요 Microsoft 365 전문 기술파트너 엠플입니다.
오늘은 Microsoft 365 Exchange online(hybrid)를 활용하여 사내 데이터를 안전하게 반출하는 방법을 알려드립니다.
■ 사용 예시
1. 신규 입사자가 메일을 보낼 때 팀장 또는 상사의 승인을 통해 메일 발송
2. 특정 첨부파일(도면, 문서, 압축파일)에 대하여 승인 후에 메일 발송
3. 특정 인원에 대하여 회사 외부로 메일 발송 시 차단 또는 승인 후에 메일 발송
■ Microsoft 365 Plan
Microsoft 365 Exchange online이 포함된 라이선스는 아래와 같습니다.
Microsoft 365 Business Basic / Standard / Premium
Microsoft 365 E1, E3, E5, F1, F3
■ 기술 문서 개요
Exchange Online의 메일 규칙에 따라 외부 사용자에게 첨부 파일이 있는 메일을 발송 시 상위권자의 승인을 받도록 정책을 설정하는 방법입니다.
■ 시나리오
특정 문서를 사외로 반출 시 확장자 구분하여 팀장 또는 상위권자의 승인을 받아 반출
- 확장자 / 사외 발송 / 특정 그룹 -> 팀장 승인
- 사내 -> 사내로 송신할 때에는 승인 받지 않음
■ Exchange Online 정책 설정
1. [Microsoft 365 관리자 페이지] 접속 > [Exchange 관리센터] 접속
2. [Exchange 관리 센터] > [메일 흐름] > [규칙] > [추가] 선택
3. [메시지에 Office 365 메시지 암호화 및 권리 보호 적용] 선택
4. 규칙 설정
- 이름 : 새 규칙의 이름 설정
- 조건 1 : 받는 사람 위치 – [조직 외부]
- 조건 2 : 첨부 파일의 파일 확장명이 다음과 일치함 – [docx]
- 작업 : 승인을 위해 다음에 메시지 전달 – [사용자 지정]
- 예외 : 받는 사람 위치 – [조직 내부]
■ 메일 수/발신 확인
1. 내/외부 사용자에게 docx 첨부 파일을 이메일로 발송
2. 조직 내부 사용자 메일 수신 확인
3. 조직 외부 사용자에게 발송한 메일에 대해 승인 메일 수신 확인
아는 만큼 사용할 수 있는 Microsoft 365
이 외에도 많은 정책 및 규칙을 설정할 수 있습니다.
아래 연락처를 참고하시어 많은 문의 부탁 드리겠습니다.
■ 엠플 클라우드팀 연락처
070-8795-0554