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Microsoft 365 활용하기/Office

[M365] Teams & SharePoint 를 소개합니다

by (주)엠플 2022. 4. 4.

안녕하세요 Microsoft 365 전문 파트너 엠플입니다.

 

최근 Teams, Slack, 잔디 등 협업툴을 검토하는 기업이 많습니다.

이 중 빠르게 성장하여 선두를 달리고 있는 Microsoft 365의 Teams와 SharePoint를 소개합니다.

 

■  MS의 Teams 정의

Microsoft Teams 팀워크의 허브는 Microsoft 365. Teams 서비스에서는 인스턴트 메시징, 오디오 및 비디오 통화, 다양한 온라인 모임, 모바일 환경 및 광범위한 웹 회의 기능을 사용할 수 있습니다. 또한 Teams 및 데이터 공동 작업 및 extensibility 기능을 제공하며 Microsoft 365 Microsoft 및 파트너 앱과 통합됩니다.

 

 MS의 SharePoint 정의

SharePoint 사용하여 Microsoft 365, 지식 및 응용 프로그램을 공유하고 관리하여 팀워크를 강화하고, 정보를 빠르게 찾고, 조직 전체에서 원활하게 공동 작업을 할 수 있습니다

 

 

■  Teams & SharePoint 소개

Teams와 SharePoint에 대한 서비스 설명이 다소 직관적이지는 않죠?

 

Teams는 화상회의와 인스턴트 채팅과 같은 고유의 기능에 추가로 SharePoint, OneDrive 등의 서비스를 단일 Application에서 사용할 수 있도록 만들어진 제품입니다.

 

SharePoint는 그룹웨어 및 웹사이트, 팀 파일서버, 공동편집 등의 기능을 Web browser, Teams를 통해 제공합니다.

 

Teams에서 생성한 폴더 및 파일들은 SharePoint에 Web site 형태로 기록되며 폴더 기능은 실질적으로 SharePoint에서 설정 또한 가능합니다.

기능은 SharePoint에서 수행하지만 Teams라는 Application에서 실행하는 것입니다.

 

Teams에서 제공하는 기능이 다른 어플리케이션에 포함되었는지 아래 표를 통해 확인이 가능합니다.

Teams 기능 Application
화상회의, 웨비나 X
오디오 콜, 채팅 X
팀 파일서버 SharePoint
공동 편집 SharePoint
개인 저장소 OneDrive
캘린더 Exchange Online
3rd party X

 

또한 3rd party 제품을 추가하여 Teams에서 제공하지 않는 기능을 Add-on하여 사용하는 메리트도 있습니다.

Teams 에 추가 가능한 3rd paty App에는 Evernote, asana, dropbox와 같은 메이저 솔루션도 있습니다.

솔루션간의 높은 호환성 및 자체 개발 솔루션까지 만능 협업툴입니다.

 

■  Teams & SharePoint 특장점

그렇다면 왜 Teams와 SharePoint일까요?

 

1. 호환성

대부분의 많은 기업과 사용자로부터 오랜 시간 사랑받은 Office 제품인 Excel, Word, PowerPoint, Outlook의 제조사로 완벽에 가까운 호환성을 제공합니다.

Teams 프로그램에서 실제로 Excel, Word, PowerPoint 사용이 가능하며 대부분의 기능을 지원합니다.

 

2. 화상회의

인스턴트 채팅부터 화상회의 대부분의 화상회의 솔루션이 제공하는 기능이죠?

Teams는 자세 제품인 Excel Word PowerPoint 파일을 화면에 띄워 PPT를 하거나 웨비나를 진행할 수 있고 특정 화면을 공유하기도 합니다.

또한 초대받은 사용자를 대상으로 보안이 강화된 화상회의를 진행하여 보안과 업무의 질을 향상시킬 수 잇습니다.

 

3. 동시 문서 편집

서로 같은 문서를 동시에 편집하여 상호간의 소통이 더욱 원활하고 간결합니다.

Excel, Word, PowerPoint 모두 실시간 동시 문서 편집을 지원하며 누가 어떤 내용을 수정했는지 요약하여 알려주기도 합니다.

 

4. 문서 보안

SharePoint의 기능인 파일 서버 기능으로 문서 분실의 위험도 없습니다. 여러 설정을 통해 사용자 별 권한 관리부터 유출방지, 랜섬웨어 방지 기능 또한 제공합니다.

개인 사용자가 보유한 중요 문서가 랜섬웨어에 감염될 경우 다른 문서까지 암호화되어 복구가 사실상 불가능합니다.

하지만 Microsoft 365는 자체적으로 업로드 되는 파일을 검사해 다른 파일에 랜섬웨어가 감염되는 것을 방지합니다.

 

5. 문서 버전 관리

작성한 문서와 수정한 문서를 버전 별로 파일을 저장하여 시안v1, v2, v3, 최종, 진짜최종, 진짜진짜최종과 같은 파일 관리가 더 이상 필요하지 않습니다.

공동 문서 작업 중 내 문서가 원하지 않게 수정이 되었더라도 자동 저장을 통한 시점 복구가 가능할 뿐 더러 삭제가 된 파일도 복구가 가능합니다.

자동 저장 기능으로 수정된 내용이 날라가는 일도 없고, 분실 위험도 없는 팀원과의 공유가 가능하며 어느 기기에서도 접속이 가능한 문서 편집 기능은 기업의 생산성과 직결됩니다.

 

 

■  Teams & SharePoint 똑똑하게 사용하기

기업이라면 무시할 수 없는 데이터 유출에 대한 보안 문제가 있겠죠?

특정 IP 접속 제한 기능, 개인 OneDrive를 사용 제한, 그룹별 파일 편집 기능 제한, 팀 생성 제한 등의 보안 기능이 제공됩니다.

이러한 기능은 회사의 보안 상황, 업무 플로우와 밀접한 관련이 있습니다.

 

무조건 차단을 할 경우 높은 보안은 보장이 되지만 원활한 업무에 지장을 초래할 수 있으며,

너무 공개적인 정책들은 회사의 보안과 동떨어져 데이터 유출이 될 수 있습니다.

 

이렇게 편리하고 매력적인 Teams와 SharePoint 아는 만큼 잘 사용할 수 있습니다.

 

설정 및 도입 구축 관련 문의는 아래 연락처를 참고 부탁 드립니다.

 

Microsoft365 전문 파트너 엠플이였습니다.

 

 

■  연락처

MPL CLOUD TEAM

CLOUD@impl.co.kr

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